Viet thu bang tieng anh

1. Thông tin cá nhân của người viết:
Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đầu thư,
ở chính giữa hoặc bên phải bức thư.Tránh dùng tên riêng của bạn trừ khi
đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng
tên công ty.

2. Ngày tháng:
Hãy cẩn thận khi viết ngày tháng trong bức thư. Người Anh sẽ viết ngày
trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày
sau (02/ 04/ 2000). Cách viết theo kiểu số này có thể gây nhầm lẫn. Vì
thế, tốt hơn hết là bạn viết thứ ngày tháng đầy đủ ( 4 February 2000
hoặc February 2nd, 2000). Cách viết này không chỉ tránh nhầm lẫn mà còn
lich sự hơn cách chỉ dùng số.

3. Tên và địa chỉ người nhận:
Cách trình bày tên, chức danh, tên công ty, và địa chỉ giao dịch của
đối tác (người nhận) giống như cách bạn trình bầy tên công ty của bạn
và các thông tin liên quan ở đầu thư. Chỉ có một điểm khác là những
thông tin về người nhận được đặt ở bên trái thư hay vì bên phải hay
chính giữa.

4. Mã thư bạn hồi âm:
Vì số lượng thư giao dich trong ngày rất nhiều nên các bức thư thương
mại thường có mã số riêng. Khi bạn viết trả lời, đừng quên ghi mã số
bức thư bạn muốn hồi đáp (Your ref: 01234). Nếu muốn hãy ghi mã số thư
của bạn trong trường hợp người nhận muốn hồi đáp lại cho bạn (My ref:
56789 hay Our ref: 56789).

5. Cách xưng hô đầu thư:
Một bức thư tiếng Anh thường bắt đầu bằng “Dear…” nếu bạn không quen người nhận.
Ví dụ: Dear Mr. Smith
Dear Mrs. Smith
Dear Miss Smith
Dear Ms. Smith
Dear Sir
Dear Madam
Dear Sirs
Dear Gentlemen
…..

6. Tiêu đề:
Tiêu đề bức thư sẽ rất hữu ích nhưng không phải là phần bắt buộc phải có trong thư.

7. Nội dung:
Nội dung bức thư sẽ được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch
lạc , rõ ràng trình bày thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Đầu
dòng sẽ bắt đầu từ lề trái, không thụt vào như cách viết thư trước đây.

8. Cuối thư:
Cuối thư giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những cụm như:

Yours sincerely
Yours faithfully
Yours truly
9. Chữ ký:
Bạn nên ký bằng mực đen hoặc mực xanh, tốt nhất là dùng bút mực.

10. Tên họ đầy đủ của người viết:
Bạn nên viết tên họ đầy đủ của mình vào ngay dưới chữ ký.

Ví dụ: Nguyen Van A
Le Thuy B
.v.v…

11. Chức danh của người viết:
Chức danh của người viết trong thư giao dịch thương mại thưòng được viết ngay dưới tên họ đầy đủ của người đó.

12. Ghi chú tài liệu gửi kèm:
Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm